MailWerk
MailWerk – E-Mail-Prozesse automatisieren.
Rechnungen und Belege kommen per E-Mail, werden von Hand heruntergeladen, umbenannt und abgelegt. MailWerk erkennt sie, ordnet sie per Regel zu und legt sie dort ab, wo sie hingehören.
Das Problem hinter dem Produkt.
In jedem Büro gibt es diesen Ablauf: Rechnung kommt per E-Mail, Anhang öffnen, prüfen, herunterladen, umbenennen, in den richtigen Ordner ziehen, E-Mail verschieben. Zwei Minuten pro Beleg, mehrmals täglich, jeden Tag.
Das ist keine anspruchsvolle Tätigkeit, aber sie lässt sich schlecht liegenlassen – und wenn sie liegenbleibt, wird die Vorbereitung für die Steuerberatung zur Suchaktion. MailWerk ist aus genau diesem Alltag entstanden.
Wie MailWerk arbeitet.
1. Postfach verbinden
Anbindung über IMAP oder Microsoft 365 mit OAuth2 – ohne dass Passwörter im Klartext irgendwo liegen.
2. Regeln festlegen
Wenn-Dann-Regeln auf Absender, Empfänger, Betreff, Anhang – und auf den Text im PDF selbst, etwa eine Kundennummer.
3. Automatisch ablegen
Ablage in NextCloud, ownCloud, Dropbox oder OneDrive mit eigener Ordnerstruktur. Die E-Mail wandert in den passenden Ordner oder wird weitergeleitet.
4. Tagesbericht lesen
Einmal täglich eine Übersicht, was passiert ist. Damit bleibt nachvollziehbar, was die Automatik entschieden hat.
Erkennung im PDF-Inhalt, nicht nur im Betreff.
Die meisten Postfachregeln scheitern an derselben Stelle: Der Betreff heißt „Ihre Rechnung“ und sagt nichts darüber aus, zu welchem Projekt oder Mandanten sie gehört. Diese Information steht im Anhang.
MailWerk liest deshalb den Text im PDF und kann darauf Regeln anwenden: Kundennummer, Vertragskennung, Kostenstelle. Damit landet die Rechnung nicht nur im Ordner „Rechnungen“, sondern beim richtigen Vorgang.
Was sonst noch drinsteckt.
Rund um die Ablage sind Funktionen entstanden, die im selben Alltag gebraucht werden: Kalender-Erinnerungen aus E-Mails, DSGVO-Löschfristen, damit Daten nicht unbegrenzt liegen, Postfach-Migration beim Anbieterwechsel und eine einfache Aufgabenverwaltung.
Betrieben wird MailWerk in deutschen Rechenzentren. Die Belege selbst landen in Ihrem Speicher, nicht bei uns.
Einfach ausprobieren.
Warum wir das selbst betreiben.
MailWerk ist unser eigenes Produkt – nicht nur, weil wir die Automatisierung selbst brauchten, sondern weil ein betriebenes Produkt etwas lehrt, das Projektarbeit nicht lehrt: was Software im Dauerbetrieb kostet.
Postfächer, die anders antworten als dokumentiert. Cloud-APIs, die ihre Anmeldeverfahren ändern. PDFs, die technisch gesehen kein Text sind. Jeder dieser Fälle hat die Architektur verändert – und jede dieser Erfahrungen fließt in Kundenprojekte zurück.
Mehr zu unseren Produkten · Automatisierung für Ihr Unternehmen
Häufige Fragen zu MailWerk.
Welche Postfächer werden unterstützt?
Alle Postfächer mit IMAP-Zugang sowie Microsoft 365 über OAuth2. Bei Microsoft 365 wird kein Passwort gespeichert, sondern ein widerrufbarer Zugriff erteilt.
Wo werden meine Rechnungen gespeichert?
In Ihrem eigenen Speicher: NextCloud, ownCloud, Dropbox oder OneDrive. MailWerk verarbeitet, legt ab und protokolliert – die Dateien bleiben bei Ihnen.
Erkennt MailWerk auch eingescannte Rechnungen?
Die Regeln greifen auf den Text im PDF zu. Bei reinen Bildscans ohne hinterlegten Text sind Absender, Betreff und Anhangname weiterhin nutzbar – die inhaltliche Erkennung braucht durchsuchbare PDFs.
Was kostet MailWerk?
Es gibt eine kostenfreie Variante zum Testen sowie Monats- und Jahrespläne, wobei Jahrespläne zusätzliche Funktionen enthalten. Die aktuellen Preise stehen auf meinmailwerk.de.
Brauche ich Programmierkenntnisse?
Nein. Die Regeln werden über eine Oberfläche angelegt, nach dem Muster „wenn Absender X und PDF enthält Y, dann ablegen in Z“.
Ist das DSGVO-konform?
Betrieb in deutschen Rechenzentren, Löschfristen sind einstellbar, und alle Aktionen werden protokolliert. Einen Auftragsverarbeitungsvertrag stellen wir bereit.
Sie brauchen eine Automatisierung, die MailWerk nicht abdeckt? Dann bauen wir sie.